Politica de Tratamiento de Datos Personales.

La presente política aplica a todos los datos personales tratados por SAGY CO S.A.S. en calidad de responsable del tratamiento, respecto de la información recolectada de las siguientes personas naturales:

• Usuarios de la plataforma SAGY.
• Clientes y aliados estratégicos que mantienen vínculos comerciales o contractuales con la compañía.
• Proveedores de bienes y servicios.
• Terceros que, de manera directa o indirecta, se relacionen con la operación de la plataforma o con la prestación de los servicios ofrecidos por SAGY CO S.A.S.

El tratamiento de los datos personales se realiza principalmente mediante procesos automatizados, a través de sistemas electrónicos, plataformas digitales y bases de datos administradas por la compañía, garantizando la aplicación de medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para proteger la información conforme a la ley.

SAGY CO S.A.S. garantiza el cumplimiento del régimen legal aplicable en materia de protección de datos personales en Colombia, y en particular se acoge a las siguientes disposiciones:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que reconoce el derecho fundamental al hábeas data.
• Ley 1266 de 2008, por la cual se dictan disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos de carácter financiero, crediticio, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en lo relacionado con la protección de datos personales.
• Sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, que desarrollan los principios constitucionales del derecho al hábeas data y la protección de la información personal.
• Circulares e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad nacional de protección de datos personales.

Para los efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se entenderán los siguientes términos conforme a la normatividad vigente:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación generada por el responsable del tratamiento y dirigida al titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento por parte de SAGY CO S.A.S., derivados de la creación de cuentas, uso de la plataforma SAGY, prestación de servicios, relaciones contractuales o cualquier otra interacción legítima.
• Clientes: Personas naturales o jurídicas que adquieren productos o servicios ofrecidos por SAGY CO S.A.S. a través de la plataforma o por otros medios autorizados.
• Confidencialidad: Principio según el cual el acceso a los datos personales está restringido únicamente a personas autorizadas, conforme a los fines legítimos y las medidas de seguridad adoptadas por la compañía.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Aquel que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, profesión, oficio o la información contenida en registros públicos.
• Dato Semiprivado: Información que no tiene carácter íntimo ni público, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar tanto al titular como a un grupo específico de personas, como los datos financieros o crediticios.
• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos sobre origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas, salud, vida sexual o datos biométricos.
• Empleados: Personas naturales vinculadas laboralmente con SAGY CO S.A.S., que pueden tener acceso a datos personales en virtud de sus funciones.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí sola o en conjunto con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Hábeas Data: Derecho fundamental que tienen las personas para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información personal recolectada sobre ellas en bases de datos o archivos.
• Proveedores: Personas naturales o jurídicas que suministran bienes o servicios a SAGY CO S.A.S. y que, en el desarrollo de sus actividades, pueden acceder a datos personales.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales.
• Terceros: Personas naturales o jurídicas distintas al titular, responsable o encargado, que se relacionan con SAGY CO S.A.S. y pueden tener acceso o conocimiento de datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, ya sea por medios físicos, digitales, manuales o automatizados.
• Transferencia: Envío de datos personales a un receptor ubicado dentro o fuera del país, cuando este actúa como responsable del tratamiento.
• Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio nacional con el fin de que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable.
• Usuarios de la Plataforma SAGY: Personas naturales o jurídicas que acceden al sitio web o a la aplicación SAGY, crean una cuenta o utilizan sus funcionalidades, independientemente de si adquieren o no productos o servicios.

SAGY CO S.A.S., en cumplimiento de la legislación vigente sobre protección de datos personales, se compromete a realizar el tratamiento de la información conforme a los siguientes principios rectores:

• Principio de Legalidad: El tratamiento de los datos personales es una actividad regulada y solo podrá llevarse a cabo conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Ningún tratamiento podrá realizarse al margen de la ley.
• Principio de Finalidad: Los datos personales serán recolectados, almacenados, utilizados y tratados exclusivamente para los fines legítimos, específicos, explícitos e informados al titular. Dichas finalidades serán comunicadas de manera previa, clara y suficiente, sin que puedan utilizarse para propósitos distintos o no autorizados.
• Principio de Libertad: El tratamiento solo se realizará con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo que exista mandato legal o judicial que releve dicha autorización. El titular podrá negarse al tratamiento de sus datos cuando no esté legalmente obligado a permitirlo.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información objeto de tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: SAGY CO S.A.S. garantiza a los titulares el derecho a obtener información clara, veraz y completa sobre el tratamiento de sus datos personales, en cualquier momento y sin restricciones indebidas.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se realizará dentro de los límites establecidos por la ley. Los datos personales no podrán ponerse a disposición en internet ni en otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso esté técnicamente controlado y restringido únicamente a las personas autorizadas.
• Principio de Seguridad: SAGY CO S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenda dicho tratamiento, salvo disposición legal en contrario.
• Principio de Pertinencia o Razonabilidad: Solo se recolectarán y tratarán los datos que sean estrictamente necesarios en relación con la finalidad previamente informada al titular, evitando la recolección de información excesiva o no pertinente.
• Principio de Temporalidad: Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo que sea necesario y razonable para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados, o según lo exijan la ley o las relaciones contractuales aplicables.
• Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability): SAGY CO S.A.S. implementará medidas apropiadas, eficaces y verificables para garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales sobre protección de datos personales, manteniendo evidencia documentada de su cumplimiento y estando en capacidad de demostrarlo ante la autoridad competente.

Los titulares de los datos personales que reposan en las bases de datos de SAGY CO S.A.S., de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienen los siguientes derechos:

• Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los titulares pueden ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, así como respecto de aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada: Salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley, los titulares pueden solicitar en cualquier momento prueba de la autorización concedida para el tratamiento de sus datos personales, conforme a lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho a ser informados sobre el uso dado a sus datos personales: Los titulares tienen derecho a recibir información clara, veraz y oportuna sobre el uso que se ha dado a sus datos personales, previa solicitud dirigida al responsable del tratamiento.
• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales: Los titulares pueden revocar la autorización otorgada o solicitar la supresión de sus datos cuando consideren que no se han respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando no exista un deber legal o contractual que imponga la obligación de conservar los datos.
• Derecho de acceso a la información: Los titulares pueden acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de SAGY CO S.A.S., al menos una vez cada mes calendario, y siempre que existan modificaciones sustanciales en las políticas de tratamiento que motiven nuevas consultas.
• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): Cuando el titular considere que sus derechos han sido vulnerados por parte de SAGY CO S.A.S., podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento, conforme al requisito de procedibilidad previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

• Nombre o Razón Social: SAGY CO S.A.S
• NIT: 901.602.443-1
• Domicilio: Medellín, Colombia
• Dirección: Transversal 40A Sur N.º 63 – 105, Interior 327
• Correo electrónico: soporte@sagy.com.co
• Teléfono de contacto: (+57) 3007005756
• Página web: www.sagy.com.co

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Para el ejercicio de los derechos de los Titulares de la información —conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada para su tratamiento—, SAGY CO S.A.S. ha designado un área responsable de la atención de asuntos relacionados con la protección de datos personales.

Los canales habilitados para la recepción y trámite de consultas, peticiones y reclamos son los siguientes:

• Correo electrónico: soporte@sagy.com.co
• Página web: www.sagy.com.co, opción ícono de WhatsApp
• Teléfono: (+57) 3007005756

Todas las solicitudes serán atendidas conforme a los procedimientos y plazos establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas complementarias. SAGY CO S.A.S. garantizará el adecuado tratamiento de los datos personales y la protección de los derechos de sus Titulares.

1. Obligaciones Generales

Las disposiciones contenidas en la presente Política de Protección de Datos Personales son de obligatorio cumplimiento para todos los directivos, empleados, socios, inversionistas, contratistas, proveedores, clientes, usuarios registrados, visitantes y terceros que tengan relación o vínculo con SAGY CO S.A.S., incluyendo sus aliados comerciales o estratégicos.

SAGY CO S.A.S. se compromete a divulgar, implementar y hacer cumplir esta política en todos los procesos y actividades que involucren el tratamiento de datos personales, entendido como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de información personal.

En su calidad de responsable del tratamiento, SAGY CO S.A.S. asume los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, esta Política y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), garantizando en todo momento el adecuado tratamiento y protección de los datos personales bajo su custodia.

2. Deberes del Responsable del Tratamiento

SAGY CO S.A.S. se compromete a:

• Garantizar el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data por parte de los Titulares.
• Solicitar y conservar copia o registro de la autorización otorgada por el Titular, cuando sea legalmente requerida.
• Informar de manera previa, expresa y clara al Titular sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten.
• Almacenar los datos personales bajo medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas que prevengan su alteración, pérdida, acceso, uso o consulta no autorizada.
• Verificar que la información suministrada a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar oportunamente a los Encargados cualquier modificación o actualización en los datos del Titular, garantizando su exactitud y vigencia.
• Corregir los datos inexactos y notificar dichas actualizaciones al Encargado del Tratamiento.
• Proporcionar al Encargado únicamente los datos personales que cuenten con autorización válida o base legal legítima.
• Exigir a los Encargados condiciones adecuadas de seguridad, confidencialidad y cumplimiento normativo.
• Atender oportunamente las consultas, peticiones y reclamos presentados por los Titulares, conforme a los procedimientos legales y a esta política.
• Implementar procedimientos internos para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos personales.
• Notificar al Encargado cuando la información se encuentre en discusión por parte del Titular y mientras el reclamo esté en trámite.
• Informar al Titular, cuando lo solicite, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Reportar de inmediato a la autoridad competente (SIC) cualquier incidente de seguridad o vulneración que pueda comprometer los derechos de los Titulares.

3. Deberes de los Encargados del Tratamiento

Los Encargados del Tratamiento que realicen operaciones sobre datos personales por cuenta de SAGY CO S.A.S. deberán:

• Garantizar el ejercicio efectivo del derecho de hábeas data por parte de los Titulares.
• Implementar medidas de seguridad adecuadas para evitar la alteración, pérdida, acceso, uso o consulta no autorizada o fraudulenta de la información personal.
• Realizar las actualizaciones, correcciones o supresiones de los datos dentro de los plazos legales, previa solicitud del responsable o del Titular.
• Actualizar la información en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados desde la recepción de una notificación del responsable.
• Atender de manera oportuna las consultas y reclamos formulados por los Titulares, conforme a los lineamientos de esta Política.
• Implementar un manual interno de políticas y procedimientos sobre protección de datos personales.
• Registrar en las bases de datos la anotación “reclamo en trámite” cuando exista una reclamación válida presentada por el Titular.
• Registrar la anotación “información en discusión judicial” cuando haya procesos judiciales notificados por autoridad competente que afecten la veracidad de los datos.
• Abstenerse de circular información que se encuentre bloqueada o en disputa.
• Limitar el acceso a la información únicamente a personal debidamente autorizado.
• Notificar de inmediato a SAGY CO S.A.S. cualquier incidente de seguridad o riesgo detectado.
• Cumplir con las instrucciones específicas impartidas por SAGY CO S.A.S. respecto del tratamiento de los datos personales.
• Verificar que el responsable del Tratamiento haya obtenido la autorización válida del Titular o cuente con una base legal legítima para el tratamiento.

1. Tratamiento de los Datos Personales

El tratamiento de los datos personales por parte de SAGY CO S.A.S. se realiza de conformidad con los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas complementarias.

La información recolectada es tratada de manera segura, confidencial y lícita, a través de medios electrónicos, digitales y físicos, y puede incluir operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización y supresión, conforme a las finalidades descritas en la presente Política.

2. Datos Personales Objeto de Tratamiento

Los tipos de datos personales que SAGY CO S.A.S. podrá recolectar, almacenar y tratar incluyen, entre otros:

• Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, firma manuscrita o electrónica, y datos de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección).
• Datos laborales y contractuales: cargo, profesión, ocupación, tipo de vinculación, antecedentes laborales, y demás datos requeridos para la gestión contractual.
• Datos de servicios públicos: facturas, cuenta/NIC, dirección de suministro, suscriptor, consumos, tarifas, etc.
• Datos financieros y de facturación: información de cuentas bancarias, medios de pago, historial de transacciones y datos necesarios para la facturación y cumplimiento de obligaciones contractuales.
• Datos de comportamiento y uso de la plataforma: historial de navegación, actividad, ubicación, interacciones, preferencias, calificaciones, comentarios o cualquier información derivada del uso de la plataforma y servicios digitales de SAGY.
• Datos sensibles (cuando aplique): SAGY CO S.A.S. podrá recolectar datos sensibles únicamente cuando sea estrictamente necesario, con autorización expresa y previa del Titular, y garantizando un tratamiento proporcional y seguro conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

3. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados por SAGY CO S.A.S. serán utilizados para las siguientes finalidades, conforme a la relación que el Titular mantenga con la empresa:

a) Finalidades Principales

• Procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios adquiridos a través de la plataforma, directamente o mediante aliados estratégicos y proveedores.
• Gestionar operaciones de contacto, soporte y atención al usuario o cliente, por medios electrónicos, telefónicos o presenciales.
• Cumplir con obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y administrativas.
• Efectuar reportes, reclamaciones o gestiones ante entidades públicas, de control, vigilancia, policía, judiciales o financieras.
• Administrar la relación comercial con usuarios, clientes, proveedores y aliados estratégicos.
• Gestionar pagos, devoluciones, seguros, reclamaciones y demás procedimientos derivados de las relaciones contractuales.
• Realizar análisis estadísticos, investigaciones de mercado, auditorías y reportes contables para fines internos y comerciales.

b) Finalidades Complementarias

• Contactar a los Titulares por medios electrónicos, telefónicos, mensajes de texto (SMS), WhatsApp, correo electrónico, redes sociales (Instagram, Facebook u otras), con el fin de:
• Enviar información relacionada con los servicios contratados o con nuevas funcionalidades de la plataforma.
• Ofrecer productos, servicios, promociones y beneficios de SAGY CO S.A.S. o de terceros aliados.
• Realizar actividades de mercadeo, publicidad, prospección comercial y estudios de mercado.
• Permitir el acceso a datos personales a auditores internos o externos que realicen revisiones o verificaciones relacionadas con las operaciones de SAGY CO S.A.S.
• Consultar, verificar y actualizar los datos personales para mantener su exactitud y vigencia.
• Contratar con terceros el almacenamiento o procesamiento de datos personales, garantizando el cumplimiento de los estándares de seguridad y confidencialidad exigidos por la ley.
• Transferir y/o transmitir datos personales a otros países, en cumplimiento de los requisitos legales y asegurando su protección bajo los mismos estándares de seguridad establecidos por esta Política.
• Analizar comportamientos, preferencias, ubicación y patrones de uso de la plataforma para mejorar la experiencia del usuario, desarrollar nuevos servicios, optimizar contenidos y personalizar la oferta digital.
• Elaborar perfiles analíticos y predictivos con fines estadísticos, de segmentación de usuarios, comportamiento transaccional o desarrollo de estrategias comerciales.

c) Finalidades Excepcionales

• Suministrar información a las autoridades competentes (administrativas, de control, judiciales o de policía) cuando exista un requerimiento legal o reglamentario.
• Usar o divulgar información personal en defensa de los derechos o patrimonio de SAGY CO S.A.S., en la medida en que dicha defensa se relacione con los productos o servicios prestados.
• Prevenir y controlar fraudes, lavado de activos, financiación del terrorismo u otras conductas ilícitas conforme a la normatividad vigente.

4. Participación de Terceros y Transferencia Internacional de Datos

En el desarrollo de las actividades descritas, SAGY CO S.A.S. podrá involucrar terceros proveedores o aliados estratégicos, tales como: operadores tecnológicos, plataformas de pago, servicios de contact center, empresas de mensajería, asesores comerciales, firmas auditoras, aseguradoras o proveedores de servicios en la nube.

Algunos de estos terceros podrán encontrarse en países diferentes al de recolección de los datos, caso en el cual SAGY CO S.A.S. garantizará la aplicación de las medidas de protección exigidas por la legislación colombiana y esta Política.

Cualquier tratamiento de los datos personales con una finalidad distinta o incompatible con las descritas será comunicado previamente al Titular antes de su implementación, para la obtención de una nueva autorización o la manifestación de oposición al tratamiento.

SAGY CO S.A.S., en el desarrollo de sus actividades y servicios, recolecta información y datos personales de sus usuarios, clientes, aliados estratégicos, proveedores y demás terceros relacionados con su operación, los cuales pueden incluir, en todo o en parte, según la naturaleza del servicio o relación contractual, los siguientes:

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación.
• Edad, fecha de nacimiento y género.
• Dirección de correspondencia o residencia.
• Correos electrónicos (emails).
• Teléfonos fijos y/o celulares de contacto.
• Facturas, Número de cuenta/NIC, dirección de suministro, suscriptor, consumos, tarifas y demás información relacionada con los servicios públicos.
• Producción, áreas y otros datos técnicos relacionados con su operación y sedes.
• Número de contratos o identificadores transaccionales dentro de la plataforma.
• Dirección IP y otros identificadores técnicos obtenidos mediante cookies u otras tecnologías similares.
• Perfiles o enlaces de redes sociales.
• Información recolectada a través de encuestas, formularios, registros o estudios de mercado.

Los datos recolectados podrán ser almacenados y/o procesados en servidores o centros de cómputo, propios o contratados con proveedores tecnológicos externos, ubicados en Colombia o en otros países, siempre bajo cumplimiento de las disposiciones sobre transferencia internacional de datos y las garantías de seguridad y confidencialidad previstas en esta Política.

Al aceptar esta Política de Tratamiento de Datos Personales, los Titulares autorizan expresamente dichas operaciones de almacenamiento y procesamiento.

De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, SAGY CO S.A.S. podrá recolectar, almacenar y tratar datos personales sensibles únicamente cuando sea estrictamente necesario y cuente con la autorización previa, expresa e informada del Titular, quien será advertido del carácter facultativo de su entrega.

En ningún caso el Titular estará obligado a suministrar este tipo de información.

Se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como:

• Fotografías del rostro y partes del cuerpo.
• Imágenes o fotografías de documentos de identidad.
• Reproducciones de voz.
• Huellas dactilares u otros datos biométricos.

El tratamiento de estos datos se limitará a los fines de autenticación de identidad, validación biométrica y procesos de firma electrónica de documentos gestionados a través de la plataforma SAGY.

El suministro de esta información es voluntario, sin embargo, su omisión podría restringir el acceso total o parcial a servicios que requieran validación biométrica o verificación de identidad.

El Titular podrá, en cualquier momento, restringir, modificar o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos sensibles, manifestándolo a través de los canales oficiales de contacto dispuestos por SAGY CO S.A.S.

SAGY CO S.A.S. ha implementado un Sistema Integral de Seguridad de la Información, con medidas técnicas, humanas y administrativas diseñadas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales tratados, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Entre las medidas adoptadas se incluyen, entre otras:

• Cifrado de la información y uso de protocolos seguros (HTTPS, SSL/TLS).
• Prácticas de desarrollo seguro de software y revisión continua de código.
• Copias de respaldo periódicas y planes de recuperación ante desastres.
• Controles de acceso físico y lógico, con permisos limitados al personal autorizado.
• Implementación de cortafuegos (firewalls), antivirus, IPS y herramientas de monitoreo continuo.
• Evaluaciones periódicas de vulnerabilidades y actualizaciones de seguridad.
• Mecanismos de registro y trazabilidad de las operaciones sobre datos personales.

Cualquier tercero que, en virtud de una relación contractual con SAGY CO S.A.S., tenga acceso a datos personales, estará obligado a cumplir con esta Política y a adoptar niveles de seguridad equivalentes o superiores, conforme a los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

SAGY CO S.A.S. verificará que todos sus aliados, proveedores o encargados del tratamiento cumplan con los estándares legales y técnicos de protección de datos personales exigidos por la normativa colombiana y los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

La información personal recolectada por SAGY CO S.A.S. podrá ser suministrada únicamente a los siguientes destinatarios, en los términos autorizados por la ley, por mandato judicial o administrativo, o mediante autorización previa, expresa e informada del Titular:

• a) El propio Titular, sus causahabientes o sus representantes legales, previa acreditación de su identidad y de la representación correspondiente.
• b) Las autoridades judiciales, administrativas o de control, cuando exista requerimiento formal en ejercicio de sus funciones legales o constitucionales.
• c) Terceros autorizados expresamente por el Titular, o cuando medie mandato legal, contractual o judicial que justifique la entrega de la información.
• d) Aliados estratégicos con fines comerciales, proveedores o contratistas que presten servicios a SAGY CO S.A.S. y requieran acceder a los datos personales para el cumplimiento de sus funciones, bajo acuerdos de confidencialidad y niveles de seguridad equivalentes o superiores a los adoptados por la empresa.

SAGY CO S.A.S. se abstendrá de divulgar, transferir o comunicar información personal a personas o entidades no autorizadas, garantizando el respeto por el principio de circulación restringida y demás deberes previstos en la Ley 1581 de 2012. Asimismo, verificará que todo destinatario cumpla con las obligaciones derivadas de la protección, integridad, confidencialidad y finalidad de los datos personales tratados.

El Titular de los datos personales podrá presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos con el fin de conocer, actualizar, rectificar, suprimir su información o revocar la autorización otorgada para su tratamiento, conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Canales de Atención

Las solicitudes podrán presentarse a través de los siguientes medios:

• Correo electrónico: soporte@sagy.com.co
• Teléfono de contacto: (+57) 3007005756
• Página web: www.sagy.com.co

El Titular podrá utilizar el formato de solicitud anexo a esta Política para facilitar la radicación de su petición.

Requisitos de la Solicitud

Toda solicitud deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre completo del Titular o su representante.
• Tipo y número de identificación.
• Descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer o del hecho que motiva la solicitud.
• Dirección física o electrónica de notificación.
• Firma del Titular o medio de validación electrónica.

1. Consultas y Actualización de Datos

SAGY CO S.A.S. garantiza el derecho de los Titulares o sus causahabientes a consultar la información personal contenida en sus bases de datos.

Las solicitudes deberán enviarse al correo electrónico soporte@sagy.com.co.

Una vez recibida, el Oficial de Protección de Datos verificará la legitimidad del solicitante y responderá en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.

Si no fuera posible responder dentro de este término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales.

2. Solicitudes Especiales de Tratamiento

Los Titulares que deseen que sus datos sean entregados a terceros, modificados, rectificados, actualizados o eliminados, deberán enviar una solicitud formal al correo electrónico soporte@sagy.com.co, indicando los motivos y, si aplica, las pruebas que la respalden.

La solicitud será tramitada conforme a la Ley 1437 de 2011 y, si procede, la acción correspondiente se ejecutará en un plazo máximo de tres (3) días hábiles contados desde la notificación de la respuesta favorable.

3. Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR)

Para presentar una PQR relacionada con el tratamiento de datos personales, el Titular deberá enviar un correo electrónico a soporte@sagy.com.co, incluyendo:

• Nombre completo e identificación.
• Descripción detallada de los hechos.
• Dirección y correo electrónico de contacto.
• Documentos o pruebas que respalden la solicitud.

Trámite:

• Si la solicitud está incompleta, se requerirá al Titular subsanar las deficiencias en un plazo de cinco (5) días hábiles. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que el Titular ha desistido del reclamo.
• Una vez recibida la solicitud completa, se registrará en la base de datos con la leyenda “Reclamo en trámite” dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, manteniéndose dicha anotación hasta la resolución final.
• El reclamo será resuelto en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible resolverlo dentro de este plazo, se informarán los motivos de la demora y se fijará una nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder de ocho (8) días hábiles adicionales.

4. Derechos del Titular

El Titular podrá en cualquier momento:

• Solicitar la corrección o actualización de sus datos.
• Solicitar la revocatoria de la autorización otorgada.
• Solicitar la supresión de su información personal, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.

El Oficial de Protección de Datos de SAGY CO S.A.S. será el responsable de recibir, tramitar y dar respuesta a todas las solicitudes presentadas en los términos y plazos establecidos por la ley.

Cuando un reclamo se refiera a información que repose en poder de un encargado del tratamiento distinto a SAGY CO S.A.S., se dará traslado al mismo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, notificando al Titular del hecho.

Antes de acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), el Titular deberá presentar su queja, petición o consulta directamente ante SAGY CO S.A.S., de conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015.

Este trámite constituye un requisito de procedibilidad, y solo en caso de no obtener respuesta o recibir una respuesta insatisfactoria dentro de los términos legales, podrá elevar su reclamo ante la autoridad competente.

SAGY CO S.A.S. implementará programas anuales de capacitación y concientización en Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información, con el fin de garantizar que todos sus funcionarios, contratistas y aliados comerciales comprendan y cumplan sus responsabilidades legales y éticas en el manejo de la información.

• Al momento del ingreso, todos los nuevos colaboradores recibirán formación obligatoria, dejando constancia escrita o electrónica de su participación.
• Los programas se actualizarán periódicamente, conforme a los cambios normativos y tecnológicos.
• Los planes de capacitación y evaluación serán definidos y coordinados conjuntamente por el Área de Gestión del Talento Humano y el Oficial de Protección de Datos Personales, asegurando una formación continua, medible y efectiva.

Al suministrar sus datos personales, los usuarios registrados, visitantes, empleados, contratistas, socios, inversionistas, aliados comerciales, proveedores, clientes, candidatos a vacantes y cualquier tercero que tenga relación con SAGY CO S.A.S., aceptan de manera previa, expresa e informada el tratamiento de su información conforme a los términos de esta Política.

Con dicha aceptación, SAGY CO S.A.S. queda facultada para recolectar, almacenar, usar, circular, transferir, transmitir y suprimir los datos personales en los términos definidos en este documento y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas nacionales e internacionales aplicables.

Durante los procesos de registro, vinculación contractual o comercial, adquisición de productos o servicios, así como en cualquier interacción dentro de la plataforma SAGY, se solicitará expresamente al Titular su consentimiento, determinando así su autorización o rechazo.

La no aceptación de esta Política podrá limitar el acceso a ciertos servicios, funcionalidades o beneficios que requieran el uso de información personal.

Uso y visibilidad dentro de la plataforma

El Usuario declara conocer y aceptar que los documentos procesados dentro de la plataforma SAGY pueden ser visibles para las personas involucradas en cada proceso, de acuerdo con los permisos otorgados.

En este sentido:

• Si un usuario divulga o publica información (como imágenes de firmas, datos sensibles o contenidos contractuales) fuera del objeto del proceso documental, SAGY CO S.A.S. no se hace responsable por el uso indebido o difusión no autorizada de dicha información.
• Al cargar una imagen de su documento de identidad, el usuario autoriza expresamente a SAGY para extraer, procesar y mostrar los datos contenidos en dicho documento, los cuales serán visibles solo para los usuarios autorizados.
• El usuario autoriza a SAGY para acceder, registrar y almacenar la trazabilidad de los procesos documentales, incluyendo fechas, horas, ubicación aproximada de acceso y demás datos técnicos necesarios para garantizar la integridad, autenticidad y seguridad de los documentos procesados.

La aceptación de esta Política implica el reconocimiento de haber sido informado adecuadamente sobre el tratamiento de sus datos personales y los derechos que le asisten como Titular.

El Titular manifiesta su consentimiento expreso cuando proporciona sus datos personales a través de cualquiera de los puntos de atención, incluyendo el contact center, la plataforma web o las aplicaciones móviles, o cuando hace clic en los botones “Aceptar”, “Reservar”, “Solicitar”, “Agendar” o cualquier otro que implique una acción afirmativa similar.

La información suministrada por los clientes, usuarios, proveedores y demás Titulares será conservada por un período máximo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento o de la finalización de la relación contractual, con el fin de cumplir las obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales y tributarias aplicables.

Transcurrido este término, los datos serán eliminados o anonimizados, salvo que exista un deber legal de conservación adicional.

SAGY CO S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar esta Política en cualquier momento, para atender cambios normativos, técnicos o administrativos, así como nuevos requerimientos derivados de la prestación de sus servicios.

Cualquier cambio sustancial será informado a los Titulares antes de su implementación, mediante los canales oficiales:

• Correo electrónico registrado.
• Notificación dentro de la plataforma SAGY.
• Publicación en la página web oficial www.sagy.com.co.

La versión actualizada entrará en vigor desde la fecha de su publicación.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su fecha de publicación y deroga todas las versiones anteriores.

SAGY CO S.A.S. podrá modificar su contenido en cualquier momento, informando de manera oportuna los cambios sustanciales a los Titulares a través de los canales establecidos.